در این بخش میخواهیم به بررسی نحوه کار با تقویم نرم افزار outlook بپردازیم ، با کمک از تقویمی که در مایکروسافت نرم افزار outlook میتوانیم به وظایف و کار های مدیریتی رسیدگی کنیم .
برای دسترسی به تقویم این نرم افزار بر روی گزینه calendar در منوی این نرم افزار کلیک میکنیم و وارد تقویم میشویم که دو تقویم را برای ما نمایش میدهد که یکی از انها بر اساس حساب لاگین شده ما در این نرم افزار میباشد و دومین تقویم بر اساس حساب کاربری outlook می باشد که به این صورت میباشد که فایل داده های outlook میباشد.
شما میتوانید ماه فعلی و ماه بعدی را در این تقویم مشاهده کنید برای انتخاب روزی که میخواهید بر روی ان دبل کلیک کنید تا برای ان روز یک رویداد را تعریف کنید و علاوه بر ان مکان و زمان شروع و اتمام ان را تعیین کنید و سپس گزینه save and close یا همان ذخیره و بستن را بزنید.
ایجاد meeting در تقویم نرم افزار outlook #
برای ایجاد یک meeting یا قرار کاری میتوانید بر روی روز مورد نظر خود دبل کلیک کنید و موضوع خود را انتخاب کرده سپس ساعت مورد نظر را وارد کنید و پیام خود را در قسمت پیام بنویسید و ان را ذخیره کنید بعد از ان به طور خلاصه در خود تقویم برای شما نمایش داده میشود علاوه بر این میتوانید روزی را که بخواهید در تقویم خود انتخاب کنید و با زدن گزینه new ایتم های جدیدی را برای ان روز تعریف کنید.
به طور مثال برای روز 17 اسفند روی new appointment کلیک کنید تا صفحه ای برای شما به نمایش در بیایید با استفاده از این صفحه میتوانید قرارهای ملاقات خود را تعریف کنید به طور مثال ملاقات با اقای x در مکان دانشگاه در ساعت 6 تا 7 بعد از ظهر سپس یادداشتی را که میخواهید وارد کنید.
بعد از همه این کارها میتوانید بقیه افراد را در این ملاقات دعوت کنید به این صورت که ایمیل گروهی را میفرستید یا اگر میخواهید فقط فرد مورد نظر اطلاع داشته باشد ایمیل فرد را در قسمت to وارد کنید و سپس بعد از انتخاب گزینه send را کلیک کنید حال اگر بخواهید این دعوت را کنسل کنید بر روی گزینه cancel invitation کلیک کنید.
با زدن گزینه options میتوانید ساعت مشغول یا ازاد بودن خود را در همان لحظه اعلام کنید ، با گزینه reminder میتوانید این قرار را برای خود و دیگران یاداوری کنید تا این قرار را فراموش نکنید به این صورت که 15 دقیقه قبل یا هر زمانی را که میخواهید اعلام میکند تا اطلاع رسانی برایتان انجام شود.
در بخش recurrence میتوانید مشخص کنید که این زمان بندی که دارید به چه صورت است وو تا چه بازه زمانی این اطلاع رسانی برایتان انجام شود و علاوه بر ان چه روزهایی را برای شما تکرار کند تا یاداوری انجام شود به طور مثال وقتی گزینه هفتگی را انتخاب کردید میتوانید روزهای هفته را نیز برای خود انتخاب کنید و ok را بزنید .
گزینه time zone میتواند یک منطقه زمانی را مشخص کند که بر اساس ان میتوانید بگویید که در چه زمانی و مکانی ملاقات کنید و سپس گزینه ذخیره تغییرات را بزنید .شما علاوه بر قرار ملاقات میتوانید meeting را نیز در این بخش تعریف کنید و این meeting را برای بقیه نیز ارسال کنید.
ایجاد task بر روی تقویم outlook #
شما میتوانید برای روی تقویم خود وظیفه را تعریف کنید به طور مثال برای یک روز یک وظیفه اعلام کنید که صفحه ای برای شما در این بخش برای شما نمایش داده میشود که موضوع را با تاریخ شروع و پایان ان ثبت کرده و وضعیت انجام ان را با زدن گزینه status مشخص کنید به طور مثال این وظیفه انجام نشده یا در حال انجام است و…
با گزینه priority میزان اهمیت این وظیفه را وارد کنید علاوه بر ان شما میتوانید درصدی که این کار در حال انجام است را با گزینه complete انتخاب کنید و سپس گزینه save and close را بزنید تا تغییرات اعمال شود.
با اسکایپ نیز میتواند یک meeting ایجاد کنید البته دقت کنید که اکانت اسکایپ شما باید بر روی outlook تنظیم شده باشد و اکانت شما حتما باید کاری باشد تا این قابلیت برای شما اجرا شود. با باکس go to میتوانید وارد today شده و تاریخ امروز را زده و با گزینه next 7 day به هفته ی اینده بروید و در این قسمت ساعت ها را میتوانید در ستون عمودی ببینید و با استفاده از قسمت arrange مشخص کنید که تقویم به چه صورت باشد به صورت روزانه ،هفتگی ، ماهانه و…
با استفاده از قسمت manage calendars گزینه open calendar یک تقویم را میتوانید ایجاد کنید که اسم مورد نظر خود را برای ان مشخص کنید علاوه بر ان میتوانید با این گزینه و سپس انتخاب گزینه create new blank calendar تقویم ها را ایجاد کنید.
در منوی my calendar تقویم مورد نظر خود را کلیک کرده و وارد ان شوید و وظایف و بررسی های خود را انجام دهید .در قسمت calendar groups تقویم همگانی برای خود و همکارانتان ایجاد کنید و همچنین با گزینه share این تقویم را به اشتراک بگذارید و برای ان ها ارسال کنید.
در قسمت publish online تقویم خود را در این نرم افزار ساخته اید را در این سرویس برای عموم در شبکه ها به اشتراک بگذارید و به افرادی که میخواهید دسترسی دهید به این صورت صفحه جدیدی در این نرم افزار برایتان به نمایش در می اید که ان راز بین بقیه انتخاب کنید.
شما قابلیت این را دارید که عناوین و موقعیت ها را نیز نشان دهید کافی ایست که گزینه ان را فعال کنید پس از ان ادرس تقویم در دسترس شما قرار میگیرد تا بتوانید ان را به صورت لینک برای همه منتشر کنید و علاوه بر این فایل ics را برای شما در کنار لینک قرار میدهد تا کسانی که در فضای این برنامه هستند به صورت ایل ان را دانلود کنند و از ان استفاده کنند.
با گزینه calendar permissions مجوزهای دسترسی را ایچاد کنید به این صورت که اسم را وارد کرده و به طور مثال فقط مجوز خواندن ان ها را به فرد میدهید و ساعت و موضوع و لوکیشن را نبیند یا برعکس.
برای اعمال هر کدام از این تغییرات در این نرم افزار از شما سوال میشود که حتما میخواهید این تغییرات را اعمال کنید یا خیر .در قسمت delete میتوانید مجوز پاک کردن ایتم را برای فرد مورد نظر ایجاد کنید و در قسمت write مشخص کنید که فرد میتواند چه چیزهایی را بنویسد و یا چیزی را تغییر دهد یا کاری را که میخواهد تغییر دهد را نیز از بین گزینه ها اتخاب کند
این اموزش از این نرم افزار به پایان رسید امیدواریم که نهایت استفاده را از ای مقاله برده باشید همجنین میتوانید اموزش ها و مقالات دیگر این نرم افزار را در اینجا بخوانید.