در این بخش از اموزش outlook میخواهیم مکاتبه با این نرم افزار را توضیح دهیم ، و پیام ها خود را ارسال کنیم. در ابتدا از منو home گزینه new email را کلیک کنید، صفحه ای که برای شما ایجاد میشود که در ابتدای ان گزینه from وجود دارد که میتوانید با کلیک کردن بر روی ان ادرس ایمیلی را که میخواهید از ان برای ارسال استفاده کنید را انتخاب کنید.
سپس در قسمت گزینه to میرسیم که همانطور که مشخص هست میتوانید ادرس ایمیل خصوصی که میخواهید را در این کادر وارد کنید. گزینه بعد در این صفحه cc است که میتوانید ایمیل خود را در ان وارد کنید.
سپس موضوع را در قسمت subject وارد کنید به طور مثال اولین ایمیل ارسال شده به اولین دیتا ، سپس در قسمت یادادشت محتوایی را که میخواهید ارسال کنید به صورت دستی نوشته و بعد از میتوانید در قسمت بالا بخش font ،فونت مود نظر خود را وارد کنید.
سپس این نوشته خود را که در کنار گزینه فونت است تنظیم کنید ،علاوه بر ان میتوانید رنگ مورد نظر خود را برای پیامی که میخواهید انتخاب کنید.
انتخاب فایل و نکات اضافی در مکاتبه با نرم افزار outlook #
در این قسمت از از outlook در گزینه Attach file میتوانید فایل یا عکس خود را در پیام خود بارگذاری کنید و در قسمت signature در ابتدا باید یک امضا تعریف کنید تا outlook ان را بر روی مواردی که میخواهید اعمال کنید اگر هم تمایلی به ایجاد امضا در این قسمت ندارید کافی ایست ان را رها کنید . برای تعریف یک امضا ابتدا مورد نظر خود را وارد کرده و سپس فونت و سایز و رنگ ان را انتخاب کنید .
در قسمت high importance میزان اهمیت نامه را میتوانید مشخص کنید به این صورت که با انتخاب این گزینه برچسبی بر روی پیام قرار میگیرد و افرادی که از نرم افزار outlook استفاده میکنند میتوانند این برچسب ها را زمانی که برای ان ها این نامه ها را ارسال میکنید ببینند.
در منو insert میتوانید موارد مختلفی از جمله تقویم ، امضا و جدول و تصویر و… را در پیام خود اعمال کنید که این گزینه ها در نرم افزار word نیز موجود است.
در منو option تنظیماتی را بررسی میکنیم به این صورت که اگر داخل cc ایمیلی را قرار داده اید ،فردی که برای ان پیام را ارسال کرده اید این ایمیل را درون cc می بیند .اما اگر نخواهید ایمیل شما را مشاهده کند و برای دیگران ایمیل شما مشخص نشود از گزینه bcc استفاده کنید .
در این بخش options تنظیمات بیشتری را میتوانید تنظیم کنید مثل تنظیم قالب ، گزینه permission به سرور متصل میشود و مجوز ها را اعمال میکند. در بخش tracking میتوانید با کلیک بر گزینه use voting buttons انتخاب گزینه پاسخدهی را در خود پیام ایجاد کنید ، به این صورت که سوال خود را در پیام طرح کرده و از این گزینه برای پاسخ دهی گزینه ای در خود نامه میتوانید استفاده کنید.
علاوه بر این در قسمت tracking میتوانید با گزینه request and read receipt باز شدن ایمیل را به شما اطلاع دهد و همچنین با گزینه request and delivery receipt زمانی که ایمیل برای شخص ارسال و تحویل داده شد به شما اطلاع دهد.
تنظیمات بیشتر برای مکاتبه با نرم افزار outlook #
در نرم افزار outlook در بخش تنظیمات بیشتر یا more options میتوانید با گزینه save item to در پوشه ای که میخواهید ان را ذخیره کنید و با گزینه delay delivery میتوانید مشخص کنید که زمان ارسال پیام چه زمانی باشد و در روزی که انتخاب میکنید اگر سیستم شما روشن باشد و به اینترنت متصل باشید پیام به صورت خودکار برای فرد ارسال میشود.
با گزینه direct replies to صفحه ای برای شما باز میشود که در ان میتوانید ایمیل هایی که برای پاسخ دهی می اید به کدام ادرس ایمیل ارسال بشود و در این قسمت ادرس را نیز میتوانید وارد کنید. بخش format text گزینه ایست برای قالبندی پیام های شما که میتوانید به طور دلخواه ان را تنظیم کنید.
بخش review بررسی میکند که ایا این پیام شما مشکلی دارد یا خیر و کلماتی که در ان بکار رفته و نحوه گرامر و نوشتار کلمات درست را برای شما نشان میدهد و و با انتخاب گزینه های موجود ان را میتوانید اصلاح کنید.
بعد ازاتمام این کارها میتوانید گزینه send را در کنار پیام خود بزنید تا ارسال شود قبل از ارسال ان میتوانید ان را ذخیره کنید.در قسمت drafts های شما ذخیره میشود که در این بخش قبل از ارسال میتوانید ان را ویرایش کنید یا به طور مثال بخشی را حذف کنید و سپس ان را ارسال کنید .
بعد از ارسال پیام میتوانید وضعیت ارسال را در نرم افزار outlook بخش outbox مشاهده کنید .با اتفاده از راست کلیک بر روی پیام خود میتوانید ان را برای دیگران نیز ارسال کنید در این لیست نیز گزینه replay و replay all وجود دارد که در صورت پاسخ دهی به فرد مورد نظر از این گزینه ها استفاده کنیدو از گزینه دوم برای ارسال به همه از ان استفاده کنید.
در منو send/ receive متوانید مدریت ارسال ها و دریافت های پیام های خود را انجام دهید به صورتی که میتوانید با کلیک بر روی گزینه update folder پوشه های پیام خود را به روزرسانی کنید و با گزینه send all همه پیام ها را در حالت در حال ارسال قرار دهید و با با گزینه send receive groups پیام هایی را که چندین مخاطب دارند را نیز ارسال کنید.
گزینه show progress پروسه ارسال نامه را برای شما نشان میدهد که به صورت کادری سبز میباشد میتوانید در این بخش گزینه cancel را بزنید که به طور کامل پروسه ارسال پیام برایتان کنسل شود. امیدواریم که این بخش از اموزش نرم افزار outlook لذت برده باشید برای خواندن مقاله های بیشتر درباره نرم افزار outlook اینجا را کلیک کنید.