در این قسمت از اموزش نرم افزار outlook میخواهیم به مدیریت وظایف و یادداشت ها بپردازیم. این نرم افزار علاوه بر اینکه نقش مهمی را در ایجاد و ارسال ایمیل و مدیریت ان ها را برعهده دارد عملکرد های دیگری را برای شما انجام میدهد که یکی از این کارها ایجاد وظیفه و ایجاد یادداشت می باشد .
اهمیت این موضوع بسیار مهم است چراکه ما در طول روز خود ممکن است که خیلی از مواردی که ممکن است یادمان برود را در کاغذی بنویسیم و احتمال ان که ان را فراموش کنیم بسیار زیاد است .بهترین راه حل اینست که از نرم افزاری کمک بگیریم که ان ها را در صورتی فراموشی یادمان بیاورد تا وظایف خود را به طور کامل مدیریت کنیم چه بسا بهتر است اگر این یاداشت ها در رابطه با دیگران نیز هست ان ها را برای دیگران نیز بفرستیم یا ان ها را با گزینه یاداوری برای دیگران نیز یاداور شویم .
برای مدیریت این قسمت بر روی گزینه یادداشت ها کلیک کنید و وارد صفحه جدید شوید که در این بخش میتوانید در ان وظیفه جدید را تعریف کنید. برای تعریف وظیفه جدید بر روی new task کلیک کنید صفحه ای برای شما ایجاد میشود که میتوانید در بخش subject عنوان وظیفه خود را وارد کنید و سپس تاریخ شروع و پایان ان را در زیر گزینه عنوان وارد کنید سپس در قسمت status وضعیت وظیفه خود را به صورت انجام شده نشده و در حال انجام وارد کنید.
در بخش complete درصد انجام شدن وظیفه را وارد کنید به این صورت که 50 درصد از ان را انجام داده اید. و سپس در بخش reminder تاریخ و ساعت و روزی که میخواهید وظیفه برای شما یاداوری شود را وارد کنید و در اخر قسمت یادداشت ان وظیفه در بخش priority میزان اهمیتی که این تسک دارد را وارد کنید بعد از اینکه تمام این اطلاعات را وارد کردید گزینه save and close را بزنید .
درست در کنار بخش save and close میتوانید گزینه delete را ببینید که با ان میتوان تسک ایجاد شده را حذف کنید و در بخش insert فایل ها را با گزینه attach file در تسک خود بارگذاری کنید و با گزینه business carts کارت تجاری فرد را نیز در این قسمت وارد کنید.
با استفاده از قسمت format text میتوانید تنظیمات متن از جمله فونت سایز و رنگ و… را انجام دهید و با گزینه اخر که review می باشد اگر اشکالی در متن موجود است را بررسی کنید و ان را اصلاح کنید بعد از همه این تنظیمات فراموش نکنید که گزینه save and close را بزنید تا این وظیفه در قسمت my task برای شما به نمایش دراید.
این تسک به صورت کادر مجزا از دیگر وظایف ایجاد میشود که میتوانید در همان کادر با ایکون زنگوله reminder یا همان یاداور را برای خود ایجاد کرده یا اگر ان را از قبل ایجاد کرده اید ببینید. سپس به ایکون وضعیت و پرچم که در کنار ایکون زنگوله قرار دارد میرسیم که اگر روی پرچم کلیک کنید این تسک به عنوان انجام شده در نظر گرفته میشود.
به طور خلاصه میتوان گفت که با این قابلیت ها میتوانید:
- Categories: دسته‌بندی رنگ‌ها در وظایف
- Start Date: دسته‌بندی تاریخ شروع تسک
- :Due Date دسته‌بندی تاریخ پایان وظیفه
- Folder: دسته‌بندی پوشه های فایل
- :Type دسته‌بندی نوع وظیفه
- Importance: دسته‌بندی اهمیت تسک
نتیجه : حال که با این گزینه اشنا شدید میتوانید میزان اهمیت ان را درک کنید و از این گزینه منحصر به فرد استفاده کنید و وظایف خود را بدون تاخیر یا اشتباه انجام دهید و حتی برای دیگران نیز تسک گذاری کنید تا بقیه نیز از ن استفاده کنند و همچنین میتوانید با این روش به صورت گروهی نیز کارهای خود را به راحتی با کمترین زمان و هزینه ان را انجام دهید.
یادداشت ها در نرم افزار outlook
یاداشت ها در این نرم افزار بسیار به روند کاری ما سرعت میدهند تا بتوانیم بدون استفاده از کاغذ یا … نوشته های خود را یادداشت کرده و حتی به دیگران نیز ان ها را منتقل کنیم و حتی ان ها را به صورت تسک دربیاوریم .علاوه بر اینکه سرعت را بالا میبرد مدیریت کارهای شما اسان تر شده و دیگر ازم نیست نگران کارهایی باشید که ان ها را فراموش میکند یا به تاخیر میندازید باشید.
گزینه ای به نام note در این نرم افزار است که میتوانید با ان یادداشتی را که میخواهید با کلیک کردن بر روی new note ایجاد کنید و مواردی که میخواهید را در این صفحه ای که برایتان بالا می اید بنویسید و برای حذف کردن یادداشت ها نیز بر روی خود یاداشت راست کلیک کنید و با گزینه delete ان را حذف کنید.
در این لیست که گزینه delete در ان قرار دارد گزینه های دیگری مثل categories ، forward و quick print، copy میتوانید یاداشت های خود را دسته بندی کنید و با گزینه copy ان را کپی کرده و با گزینه quick print از یادداشت خود پرینت گرفته و با گزینه forward ان را برای دیگران ارسال کنید.
نتیجه : بخش وظایف یا همان task و بخش note بسیار تاثیر به سزایی در سرعت عمل ما و مدیریت کارهای ما دارد که هر دو از این دو بخش را میتوانیم به هم مرتبط کنیم و با کمک هر دوی ان برای خود و دیگران نیازهای لازم را تعریف کنیم. این همه مطالبی بود که میتوانستیم برای شما در این اموزش توضیح دهیم تا از میزان اهمیت این بخش را درک کنید تا در صورت لزوم از ان ها استفاده کنیم. امیدواریم که این مطالب اموزشی به شما کمک کرده باشد برای دیدن اموزش های دیگر این نرم افزار میتوانید اینجا را کلیک کنید.