در این بخش از اموزش نرم افزار outlook مدیریت مخاطبین در این نرم افزار توضیح میدهیم ، اهمیت این بخش زمانی مشخص میشود که متوجه میشوید با این کار زمانی کمتر را صرف دنبال کردن شخص خاص یا شرکتی خاص بگردید .این روش اسان است و از اتلاف وقت جلوگیری میکند تا شما با مدیریت کامل در این بخش سرعت خود را بالا ببرید .
مخاطبین شما علاوه بر این که نیمی از زمان ما را برای پیدا کردن انها کاهش میدهند میتوانند باعث شوند تا امکان ارسال پیام اشتباهی ه افراد دیگر جلوگیری کند و همچنین لازم نیست ایمیل تمامی افراد را مرتبا بپرسید یا در حافظه خود نگه دارید و در موقع ضروری به راحتی با چند کلیک به فرد دسترسی داشته باشید.
در این اموزش اضافه کردن مخاطب ، حذف کردن ان ، ایجاد پوشه برای افراد و شرکت ها ، ایجاد قرار ملاقات با افراد و ایجاد پروفایل و business cart را برای ان ها درست کنید تا به طور کامل کاربران را کنترول کرده و به ان ها دسترسی داشته باشید .در ابتدا منو مخاطبین یا contacts را انتخاب میکنیم شما میتوانید با کلیک کردن بر روی گزینه ی new contacts کلیک کند تا مخاطب جدیدی را به مخاطبین خود اضافه کنید .
بعد از کلیک کردن بر روی این بخش صفحه ای برای شما باز میشود که میتوانید در ان اسم فرد یا اسم شرکت و … را وارد کنید سپس ادرس ایمیل و وب سایت فرد ، شماره تلفن را میتوانید اضافه کنید. برای اطلاعات بیشتر مثل ایجاد تصویر بر روی picture کلیک کنید و عکس خود را بارگذاری کنید. شما میتوانید برای ارتباط با فرد meeting را تعریف کنید.
ایجاد business cart برای مخاطبین نرم افزار outlook
شما میتوانید در هنگام ایجاد مخاطبین برای فرد مورد نظر یا حتی شرکت و… business cart ایجاد کنید.دقت کنید که برای این کار نام شغل را در لیستی که برای ایجاد کارت می باشد را وارد کنید سپس ok را بزنید و در اخر save ang close را کلیک کنید.
شما میتوانید مخاطبین زیادی را با همین روش به لیست خود اضافه کنید . از مزیت های ایجاد مخاطبین میتوان گفت که دیگر لازم نیست اطلاعات فردی مثل ادرس ایمیل را برای ایجاد هر پیام وارد کنید و فقط با نوشتن نام فرد در قسمت ارسال پیام برای مخاطبین به طور خودکار این نرم افزار اطلاعات فرد را برای شما وارد میکند که زمان کمتر و با دقت بالاتری برای ما ان را پیدا میکند.
علاوه بر این میتوانید مستقیم به لیست مخاطبین خود رفته و با کلک کردن بر روی اسم مد نظر خود پیامی را که یخواهید برای ان ارسال کنید.شما میتوانید با زدن گزینه new contact مخاطب جدید ایجاد کنید وبا کلیک بر روی گزینه new contact groups میتوانید یک گروه از مخاطبین را ایجاد کنید به طور مثال با زدن گزینه همکاران و اضافه کردن مخاطبینی که میخواهیم را به لیست خود اضافه میکنیم و همچنین میتوانید از لیست گروهی که ایجاد کرده اید افرادی که نمیخواهید را حذف و افرادی که میخواهید به ان اضافه کنید .
هنگامی که گزینه بروزرسانی را کلیک کنید در این گروه میتوانید ایمیل ارسال کنید که همه افراد ان را داشته باشند یا meeting ، جلسات کاری و… ایجاد کنید و دقت کنید بعد از تمامی تغییراتی که ایجاد شد گزینه save and close را بزنید تا ذخیره سازی برای شما ایجاد شود که این گروه ، partners یا همان همکاران شما میشوند.
در صورت نیاز در قسمت سرچ لیستی که بالای مخاطبین قرار دارد میتوانید partner را انتخاب کنید و برای تمامی اعضا یا فرد خاصی از ان گروه پیامی ارسال کنید یا قرار ملاقات تنظیم کنید.با این دو کار مخاطبین یا مخاطب خاصی را ایجاد کنید که هر فرد یا گروه نیز صفحه پروفایل خود را داشته باشد که با زدن روی ان میتوانید با کلیک بر ایکون پیام ایمیلی را که یخواهید بفرستید .
اگر مخاطبین شما تعداد زیادی دارند میتوانید در قسمت سرچ بالای لیست مخاطبین کافی است نام فرد یا شرکتی را که میخواهید وارد کنید تا افرادی که با ان ان می باشند و حتی ایمیل های مختلفی دارند را انتخاب کرده و برای ان ها پیام ارسال کنید .
ایجاد پوشه برای مخاطبین نرم افزار outlook
شما میتوانید مخاطبین خود را در پوشه های مخصوصی که میخواهید دسته بندی کنید ، برای این کار کافی ایست که بر روی گزینه folder کلیک کنید و قسمت ایجاد پوشه یا همان new folder را انتخاب کنید ، سپس نامی را که میخواهید برای پوشه انتخاب کنید را وارد کنید و گزینه ok را بزنید .حال یک پوشه دارید که میتوانید افرادی را در ان قرار دهید تا به طور مجزا در دسته بندی های خود قرار گیرند.
باید بگوییم که با کلیک رست کردن بر روی افرادی که در لیست شما قرار دارند صفحه ای کوچک باز میشود که به طور مثال گزینه هایی از جمله ایجاد پوشه انتقال و… را در ان مشاهده کنید.
در این صفحه کوچک گزینه ای با نام forward contact که به منظور ارسال اطلاعات این کاربر برای دیگران است را ببینید و گزینه as a business carts برای این فرد کارت کاری ایجاد کنید وان را نیز با دیگران به اشتراک بگذارید.
اطلاعات این مخاطب برای فردی که میخواهید با فایل vcf قرار میگیرد که فرد مورد نظر میتواند این فایل را دانلود کرده و اطلاعات که برای او فرستاده اید ذخیره یا import کند. این بخش نیز به پایان رسید و اهمیت این قسمت را توضیح دادیم امیدواریم که از این مقاله اموزشی نهایت استفاده کرده باشید علاوه بر این میتوانید سری دیگر و ادامه این اموزش را در اینجا بخوانید.