در این خش از اموزش outlook میخواهیم شخصی سازی و سازماندهی ایمیل ها را برای شما توضیح دهیم . در ابتدا قسمت view این نرم افزار گزینه ای به نام conditional formatting موجود است که میتوانید شرایطی را برای ایمیل های خود ایجاد کنید ، این گزینه از 7 مورد تشکیل شده است که اولین ان unread messages میباشد که تعریف ان اینست که پیامی برای ما امده است اما ان را هنوز نخوانده اید.
گزینه دوم unread group headers میباشد که عنوان خوانده نشده است و گزینه submitted but not send است که میگوید این پیام تایید شده است اما ارسال نشده ، گزینه erpired email که به ما میگوید تاریخ پیام شما گذشته است .
گزینه over due email هم به این معنی میباشد که این پیام دوبار فرستاده شده است و گزینه message in other folder نیز به این صورت تعریف میشود که پیام هایی در یک سری پوشه موجود است و اخرین گزینه site mailbox document pending upload میباشد که به معنی این است که این ایمیل در حال ارسال است .
شما میتوانید با انتخاب هر کدام از این گزینه ها شرطی برای ایمیل های خود ایجاد کنید و حتی خودتان میتوانید با زدن گزنه add حالت های دیگری را به این گزینه ها اضافه کنید و در قسمت name اسم حالت خود را انتخاب کرده و در گزینه condition شرایط خود را تعریف کنید و در صفحه filter فیلتری را که میخواهید برای ان حالت اعمال کنید.
به طور مثال میتوانید تعریف کنید که کلمه ای در subject باشد یا این کلمه در بدنه پیام باشد را وارد کنید و در قسمت from ایمیلی حساب کاربری خود را وارد کنید و در قسمت send یتوانید نام کسی را را وارد کنید که میخواهید برای او ارسال شود.
سپس بعد از انتخاب ادرس ها میتوانید فونت خاصی را در قسمت زیر اسم مورد نظر خود برای این شرط ایجاد شده وارد کنید و سپس گزینه ok را کلیک کرده تا تغییرات اعمال شود.بعد از ایجاد این تغییرات میتوانید تغییرات به وجود امده در پیام هایی که جز شروط بودند را مشاهده کنید.
در نتیجه با گزینه conditional formatting شرایط خود را برای انواع شرایطی که لازم دارید ایجاد کنید.علاوه بر این باید گفت که این شرایط بیشتر بر روی ظاهر تاثیر دارند تا عملکرد پیام این کار بیشتر برای سازماندهی inbox شما انجام میشود.
مدیریت وظیفه در نرم افزار outlook #
در بخش ایمیل های شما پرچمی وجود دارد که هنگام فعال بودن قرمز و غیر فعال بودن خاکستری است، اگر بر روی ان کلیک کنید ایمیل ها را در کادر کنار به صورت دسته بندی وظیفه یا task درمی اورد که برای شما یاداوری باشد که ان ها را بررسی کنید.
علاوه بر ان با کلیک کردن بر روی ایمیلی که پرچم فعال دارد میتوانید روز تسک خود را انتخاب کنید تا با یاداوری در روز یا هفته ای که میخواهید برای شما نمایش داده شود و ان را یاداوری کند. حتی میتوانید ان را بدون انتخاب روز یا هفته قرار دهید وان ها را میتوانید به صورت گروهی دربیاورید و جمعی از وظایف گروهی را تعریف کنید.
همه این کارها برای مدیریت ایمیل ها انجام میشود میتوانید تیک وظیفه مورد نظر را بزنید تا دیگر ان را برای شما نمایش ندهد تا زمانی که خود د ن ان تسک تعریف کرده اید.
همچنین در قسمت لیست وظیفه خود میتوانید با زدن گزینه open ان را باز کرده و با گزینه reply جوابدهی یا reply all به صورت گروهی جوابدهی را انجام دهید و علاوه بر ان با گزینه forward این تسک ایجاد شده را برای بقیه افراد ارسال کنید.
باید گفت که شما میتوانید با گزینه meeting جلسه و قرار ملاقاتی را برای این تسک ایجاد کنید .دقت کنید که این گونه تسک ها که به صورت ایمیل هستند قابلیت مارک شده و پارک شدن را نیز دارند و علاوه بر ان میتوانید پوشه ای جدید یا دسته بندی و را ایجاد کنید یا به پوشه ای دیگر یا one note انتقال دهید و ان ها را سازماندهی کنید.
حال بعد از ایجاد دسته بندی یا تغییرات لازم میتوانید پیام ها را برای روزی که میخواهید علامت گذاری کنید تا روزی که فرا رسید به شما نمایش دهد.علاوه بر گزینه هایی که به شما گفته شد جعبه ای در بالای صفحه پیام ها وجود دارد با نام quick step که میتوانید با ان پیامی را که میخواهید انتقال ، ارسال به ایمیل تیمی و… را برای ان ایجاد کنید.
حتی میتوانید در این بخش با گزینه پوشه ای جدید را برای خود ایجاد کنید و یا شرایطی را برای ان تعریف کنید به این صورت که نام فایل را مشخص کنید و سپس میتوانید گزینه های جوابدهی و جوابدهی گروهی یا گزینه خوانده نشده و… ان ها را سازماندهی کنید.
سازماندهی بیشتر در نرم افراز outlook #
گزینه بعدی برای مدیریت و سازماندهی بیشتر ، گزینه move میباشد که میتوانید در ان پیام ها را انتقال دهید و در گزینه بعدی که rules که قوانین است ، قانون هایی را تعریف کنید به این شکل که ایمیل هایی که از شخص خاص یا موضوع خاصی و… دارند را به صورت خودکار به پوشه ی مورد نظر خود انتقال دهید سپس هر ایمیلی که از این شرایط تعیین شده پیروی کند را برا شما در این پوشه ذخیره کنید و ان را مدیریت کنید.
ایدواریم که این بخش از اموزش outlook برای شما مفید واقع شده باشد .برای خواندن بیشتر درباره این نرم افزار میتوانید به اموزش های دیگر نرم افزار outlook مراجعه کنید.